Aus der Praxis · Beispiel-Szenario
Belege einsammeln — ohne den Monatsend-Marathon
Jedes Monatsende dasselbe Ritual: Rechnungen aus dem Postfach fischen, in Lieferanten-Portalen einloggen, PDFs herunterladen, umbenennen, ablegen — und hoffen, dass nichts fehlt, wenn die Buchhaltung fragt.
Die Ausgangslage
Die Belege kommen aus allen Richtungen: manche per Mail, manche liegen nur im Kundenportal des Anbieters, manche als Anhang irgendwo in einem Verlauf. Das Zusammensuchen kostet regelmäßig einen halben Tag — und trotzdem fehlt am Ende oft genau der eine Beleg, nach dem das Steuerbüro fragt.
Was wir gemeinsam eingeführt haben
Wir haben die Wege der Belege einmal sauber aufgenommen: Welche kommen per Mail, welche liegen in Portalen, welche kommen unregelmäßig? Für jeden Weg haben wir dann einen automatischen Abholer eingerichtet — die KI erkennt Rechnungen im Postfach, lädt aus den Portalen und benennt alles nach einem festen Schema.
Dazu gehört eine einfache Vollständigkeits-Prüfung: Welche Lieferanten stellen jeden Monat eine Rechnung? Fehlt eine, wird sie angemahnt — von der Liste, nicht aus dem Gedächtnis.
So läuft es heute
Die Belege laufen über den Monat automatisch in eine geordnete Ablage ein. Zum Monatsende bleibt eine kurze Kontrolle: die offene Liste durchsehen, Nachzügler anstoßen, fertig. Die Buchhaltung bekommt einen vollständigen Ordner statt einer Sammelmail mit Nachlieferungen.
Dieses Szenario ist ein typisches Beispiel aus unserer Beratungspraxis, kein Bericht über einen einzelnen Kunden. Ob und wie das bei Ihnen funktioniert, klären wir offen im ersten Gespräch.