Aus der Praxis · Beispiel-Szenario
Die Excel-Liste, die sich von selbst füllt
Ein Team pflegt eine zentrale Excel-Liste: Bestellungen, Rechnungen, Rückmeldungen — alles kommt per E-Mail oder als PDF herein und wird von Hand übertragen. Jede Woche aufs Neue.
Die Ausgangslage
Die Liste selbst ist nicht das Problem — sie funktioniert seit Jahren. Das Problem ist der Weg dorthin: Anhänge öffnen, Zahlen herauslesen, in die richtige Zeile tippen, Datei speichern. Konzentrationsarbeit ohne Denkanteil, bei der trotzdem Fehler passieren, wenn das Telefon dazwischenkommt.
In Summe stecken darin schnell mehrere Stunden pro Woche — verteilt auf Momente, in denen eigentlich anderes ansteht.
Was wir gemeinsam eingeführt haben
Wir haben mit dem Team einen Ablauf aufgebaut, bei dem KI die eingehenden Mails und PDFs liest und die Werte selbst in die Liste einträgt — mit einer Markierung an jeder Stelle, bei der sie sich nicht sicher ist.
Eingeführt haben wir das in kleinen Schritten: erst eine Belegart, dann die nächste. Das Team hat in jeder Phase gesehen, was die KI tut, und konnte die Regeln nachschärfen — welche Felder Pflicht sind, was bei Abweichungen passiert, wer freigibt.
So läuft es heute
Neue Mails und PDFs landen wie bisher im Postfach — aber die Liste füllt sich von selbst. Einmal am Tag schaut jemand aus dem Team auf die markierten Zeilen: prüfen, korrigieren, freigeben. Der Rest läuft durch.
Die Verantwortung bleibt beim Team: Nichts geht ohne Prüfung nach draußen, und jede automatische Eintragung ist nachvollziehbar.
Dieses Szenario ist ein typisches Beispiel aus unserer Beratungspraxis, kein Bericht über einen einzelnen Kunden. Ob und wie das bei Ihnen funktioniert, klären wir offen im ersten Gespräch.